Het Nationaal Archief brengt handreiking over digitaal vernietigen uit

Contentverzamelaar

Het Nationaal Archief brengt handreiking over digitaal vernietigen uit
Het Nationaal Archief heeft een handreiking gepubliceerd die kan worden geraadpleegd in het kader van vernietiging van digitale overheidsinformatie. De handreiking geeft handvatten en is bedoeld voor bewustwording rondom de vernietiging van digitale overheidsinformatie. De handreiking beoogt niet om een blauwdruk met best practices te zijn en gaat ook niet expliciet in op wat er vernietigd moet worden.

Volgens het Nationaal Archief zijn er verschillende redenen dat er momenteel nog te weinig digitale overheidsinformatie wordt vernietigd. Die redenen variëren van techniek, zoals informatiesystemen die mogelijk nog niet over de benodigde vernietigingsfunctie beschikken, tot redenen als het (archiverings- of vernietigings-) beheer of beleid dat nog niet aanwezig of voldoende op orde is, de kennis die niet aanwezig is of dat er twijfels zijn over of de te vernietigen informatie later toch nog beschikbaar moet zijn.

De vernietiging en archivering van digitale gegevens is een issue dat aan diverse regelgeving raakt. Ook Europese regelgeving kan daarbij relevant zijn, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of de Eurowob.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt verplichtingen aan (overheids)organisaties bij het verwerken van persoonsgegevens. Het vernietigen van informatie is daarbij één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een (overheids)organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt.

Het is mogelijk om bepaalde persoonsgegevens uit te zonderen van de vernietigingsverplichtingen. Bijvoorbeeld wanneer de gegevens noodzakelijk zijn om te bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Het niet naleven van verplichtingen onder de AVG kan uiteindelijk leiden tot een boete. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving.

De handreiking benoemt diverse voordelen van digitale vernietiging, zoals mogelijke kostenbesparingen, minder administratieve lasten, bijvoorbeeld door geen documenten meer te bewaren na afloop van de bewaartermijn (denk hierbij ook aan de afhandeling van Wob-verzoeken), en minder belasting van het milieu.

De digitale handreiking is beschikbaar via de kennisbank van het Nationaal archief.

Meer informatie: