Vernieuwde EU-regels inzake grensoverschrijdende bewijsverkrijging en betekening van gerechtelijke stukken in civiele zaken

Achtergrond

In 2014 presenteerde de Europese Commissie een mededeling inzake de EU-agenda voor justitie voor 2020, waarin de politieke prioriteiten op het gebied van justitie en binnenlandse zaken uiteen werden gezet. In de mededeling benadrukte de Commissie dat moest worden nagegaan of de procedurele rechten in burgerlijke zaken moesten worden versterkt. Met name op het gebied van de betekening en kennisgeving van (buiten)gerechtelijke stukken en de bewijsverkrijging.

Op 25 november 2020 heeft de EU twee nieuwe verordeningen aangenomen die de bestaande EU-regels inzake grensoverschrijdende bewijsverkrijging ( verordening 2020/1783 ) en grensoverschrijdende betekening en kennisgeving ( verordening 2020/1784 ) in civiele zaken herzien. De twee verordeningen zijn vanaf 1 juli 2022 van toepassing.

Betekeningsverordening

Sinds 13 november 2008 geldt tussen de lidstaten van de EU verordening 1393/2007 (hierna: Betekeningsverordening). De Betekeningsverordening voorziet in kanalen en uniforme procedures voor het verzenden van (gerechtelijke) stukken naar een andere EU-lidstaat met als doel deze documenten in die EU-lidstaat te overhandigen (“betekenen”) aan de persoon voor wie die documenten bestemd zijn.

Op grond van deze regeling kan een ‘verzendende instantie’ (o.a. een gerechtsdeurwaarder in Nederland) een stuk versturen naar een ontvangende instantie in een andere EU-lidstaat. In Nederland zijn onder meer de gerechtsdeurwaarders aangewezen als ‘ontvangende instantie’. Daarnaast zijn er andere wijzen van betekening en kennisgeving mogelijk, zoals de betekening of kennisgeving per post bij aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging.

In 2017 heeft de Commissie een evaluatie van de Betekeningsverordening uitgevoerd. De resultaten van deze evaluatie vormden de aanleiding voor een herschikking van de Betekeningsverordening ( verordening 2020/1784 ). Voorbeelden van wijzigingen zijn:

• De communicatie en uitwisseling van documenten tussen verzendende en ontvangende instanties vindt elektronisch plaats. Deze uitwisseling vindt plaats via een gedecentraliseerd IT-systeem. Dit gedecentraliseerde IT-systeem bestaat uit de nationale IT-systemen die met elkaar verbonden zijn door middel van een veilige en betrouwbare communicatie-infrastructuur ( artikel 5 );
• EU-lidstaten moeten assistentie verlenen in het lokaliseren van de geadresseerden van de (gerechtelijke) stukken ( artikel 7 ).

Bewijsverordening

Sinds 1 januari 2004 geldt tussen de lidstaten van de EU verordening 1206/2001 (hierna: Bewijsverordening). Het doel van de Bewijsverordening is om het vergaren van bewijs dat zich in het buitenland bevindt, te vergemakkelijken door de samenwerking tussen de gerechten van de EU-lidstaten bij het verkrijgen van bewijs te verbeteren, te vereenvoudigen en te versnellen.

Als bijvoorbeeld in een procedure in Nederland het voor de rechterlijke beslissing nodig is om een getuige te horen die in een andere EU-lidstaat verblijft, dan kan de Nederlandse rechter het gerecht van de EU-lidstaat waar de getuige woont, verzoeken om de getuige te doen horen dan wel verzoeken om de getuige in diens eigen lidstaat rechtstreeks te mogen horen.

In 2017 heeft de Commissie een evaluatie van de Bewijsverordening uitgevoerd. De resultaten van deze evaluatie vormden de aanleiding voor een herschikking van de Betekeningsverordening ( verordening 2020/1783 ). Het gaat onder meer om de volgende inhoudelijke wijzigingen:

• De nieuwe verordening voorziet in de verplichting om verzoeken om bewijs via elektronische weg te laten verlopen. Slechts in uitzonderingsgevallen kan van andere communicatiekanalen gebruik worden gemaakt. Enkele voorbeelden van uitzonderingsgevallen zijn de situatie dat er een storing in het IT systeem is of wanneer elektronische overdracht van het bewijs niet mogelijk is (bijvoorbeeld bij DNA-monsters) ( artikel 7 );
• Digitaal bewijs dat is verkregen in overeenstemming met het recht van de EU-lidstaat waar dat bewijs zich bevindt, kan in een andere EU-lidstaat niet vanwege de aard van dat bewijsmateriaal als onbruikbaar ter zijde worden gelegd ( artikel 8 );
• De nieuwe verordening beoogt een beter, frequent en sneller gebruik van de rechtstreekse bewijsverkrijging in een andere EU-lidstaat te bevorderen door het horen van getuigen via ‘videoconferencing’ ( artikel 12, lid 4 );
• De nieuwe verordening vergemakkelijkt ook de bewijsverkrijging door diplomaten en consulaire ambtenaren. Deze functionarissen kunnen getuigen, die de nationaliteit hebben van de EU-lidstaat die zij vertegenwoordigen, op het grondgebied van de lidstaat waar zij hun functie uitoefenen horen ( artikel 21 ).

Meer informatie:

• ECER-dossier : Overige samenwerking in burgerlijke zaken