C-564/21 Bundesrepublik Deutschland

Prejudiciële hofzaak

Zie bijlage voor de verwijzingsuitspraak, en klik hier voor het dossier van het Hof van Justitie (voor zover beschikbaar).

Termijnen: Motivering departement:    15 november 2021
Schriftelijke opmerkingen:                    1 januari 2022

Trefwoorden : overlegging administratief dossier, elektronisch document beheersysteem, ongenummerd pdf-bestanden, rechtsbescherming, eerlijk proces, asielprocedure

Onderwerp :

-           Handvest van de grondrechten van de Europese Unie

-           Richtlijn 2013/32/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 juni 2013 betreffende gemeenschappelijke procedures voor de toekenning en intrekking van de internationale bescherming

Feiten:

Het BAMF, het federaal agentschap voor migratie en vluchtelingen, beheert een elektronisch dossier waarin alle ingekomen stukken (onder meer verzoeken en processen-verbaal van hoorzittingen) worden ingescand. In de regel worden de ingescande documenten meteen daarop vernietigd. Er wordt gewerkt met een “postbakvariant”: een nieuwe elektronisch beschikbaar document wordt pas aan het elektronisch dossier toegevoegd wanneer een administratief medewerker het document elektronisch in behandeling heeft genomen. Het document wordt hierbij op een willekeurige plaats ingevoegd, waardoor het BAMF-dossier voortdurend wijzigingen ondergaat. In een asielprocedure bij een rechterlijke instantie is de betrokken autoriteit verplicht tot overlegging van documenten of dossiers, tot toezending van elektronische documenten en tot verstrekking van inlichtingen. Het BAMF is deze verplichting tot nog toe nagekomen door de inhoud van het elektronische documentbeheersysteem als één pdf-document af te drukken, voorzien van doorlopende paginering. Via de “postbakprocedure” kon het voorkomen dat de paginanummering afwijkt wanneer het dossier op een ander tijdstip voor een tweede keer werd opgevraagd. Sinds kort wordt, naar verluidt op basis van een “afspraak” met de justitiële administratie,  het dossier verzonden in de vorm van een verzameling afzonderlijke pdf-documenten. Deze afzonderlijke documenten kunnen bij de rechterlijke instanties met een softwareprogramma in een soort chronologische volgorde zichtbaar worden. Wanneer een juridisch adviseur in deze ongenummerde maar enigszins gesorteerde structuur de pdf’s wenst te kunnen lezen, moet hij een softwareprogramma op zijn computer installeren. Het BAMF-dossier is dus niet zonder belemmeringen toegankelijk voor de juridisch adviseur. Het omvat slechts wat als afzonderlijke pdf’s is aangemaakt. Er is nergens sprake van een doorlopende nummering. De juridisch adviseur van verzoeker komt hiertegen in beroep en wenst op zijn minst een volledig administratief dossier in één enkel pdf-bestand met doorlopend genummerd pagina’s te ontvangen. De justitiële administratie en het BAMF weigeren dit. Naar aanleiding daarvan heeft de juridisch adviseur van verzoeker het onderhavige spoedverzoek ingediend.

Overweging:

De verwijzende rechter is van oordeel dat het elektronische dossier van het BAMF niet voldoet aan een behoorlijk dossierbeheer, aangezien het hele elektronische dossier niet toegankelijk is en niet volledig wordt overlegd. Het achterhouden van de dossiers maakt het voor de rechterlijke instanties moeilijker om hun controlerende taak op grond van artikel 47 van het Handvest uit te voeren en werpt hindernissen op voor de gerechtelijke handhaving van rechten door rechtzoekenden. Volgens de verwijzende rechter vereist het recht op een eerlijk proces als bedoeld in artikel 47 Handvest dat het door de autoriteit over te leggen dossier zodanig wordt verstrekt of toegankelijk wordt gemaakt dat het volledig en doorlopend gepagineerd is. Een juridisch adviseur kan zij taken tegenover zijn cliënt en de rechter alleen vervullen wanneer hij volledig geïnformeerd is over de inhoud van het dossier. De vraag rijst tevens of een kopie van een beslissing/beschikking die de grondslag vormt voor een rechterlijke toetsing, uiteindelijk kan worden vernietigd in het geval van een rechterlijke beslissing waarbij het beroep tegen die beslissing/beschikking gegrond wordt verklaard, dan wel of de autoriteit in dat geval steeds verplicht is om een nieuwe schriftelijke beslissing te geven.

Prejudiciële vragen:

1) Volgt uit het recht op een eerlijk proces als bedoeld in artikel 47 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie dat het administratieve dossier dat moet worden overgelegd in het kader van de verlening van toegang tot dossiers of van een rechterlijke toetsing, ook elektronisch, in een zodanige vorm wordt verstrekt dat het volledig is en van een doorlopende paginering is voorzien, zodat wijzigingen begrijpelijk zijn?

2) Staan artikel 23, lid 1, en artikel 46, leden 1 tot en met 3, van richtlijn 2013/32/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 juni 2013 betreffende gemeenschappelijke procedures voor de toekenning en intrekking van de internationale bescherming (PB 2013, L 180, blz. 60) in de weg aan een nationale administratieve praktijk, die inhoudt dat de autoriteit aan de juridische vertegenwoordiger van de asielzoeker en de rechter in de regel slechts een uittreksel uit een elektronisch documentbeheersysteem verstrekt dat bestaat uit een onvolledige, ongestructureerde en niet-chronologische verzameling van elektronische pdf-bestanden, die niet beschikken over een structuur en een chronologisch volgorde van gebeurtenissen, laat staan de volledige inhoud van het elektronische dossier weergeven?

3) Volgt uit artikel 11, lid 1, en artikel 45, lid 1, onder a), van richtlijn 2013/32 dat een beslissing van de beslissingsautoriteit handgeschreven moet zijn ondertekend door de beslissende ambtenaar en aan het dossier moet worden toegevoegd of ook als handgeschreven ondertekend document aan de verzoeker moet worden betekend?

4) Is aan het vereiste van de handgeschreven vorm in de zin van artikel 11, lid 1, en artikel 45, lid 1, onder a), van richtlijn 2013/32 voldaan wanneer de beslissing door de beslissende ambtenaar wordt ondertekend maar vervolgens wordt ingescand en het origineel wordt vernietigd, zodat de beslissing slechts ten dele schriftelijk is? 

Aangehaalde (recente) jurisprudentie: C-311/18 Facebook Ireland; C-309/19

Specifiek beleidsterrein: JenV