Europese Commissie publiceert richtsnoeren over de vermijding van belangenconflicten bij financieel beheer en gunningsprocedures in het kader van het Financieel Reglement

De richtsnoeren bevatten praktische voorbeelden, suggesties en aanbevelingen om EU-instellingen en de autoriteiten van de EU-lidstaten te ondersteunen op het gebied van de vermijding van belangenconflicten. Ze maken onderdeel uit van de poging van de Commissie om bestaande maatregelen ter bescherming van de financiële belangen van de EU verder te verstevigen.

De richtsnoeren beginnen met een overzicht van de EU-regelgeving waarop zij betrekking hebben. Ten eerste gaat het om de uitleg van enkele relevante bepalingen over belangenconflicten uit EU-verordening 2018/1046 (hierna: Financieel Reglement 2018) t ot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (in de Engelstalige richtsnoeren aangeduid als FR2018 (Financial Regulation 2018). Ten tweede komen ook  de relevante bepalingen over belangenconflicten uit de eerdere EU-verordening 966/2012 (hierna: Financieel Reglement 2012) aan de orde. De bepalingen uit het Financieel Reglement 2012 zijn niet meer van kracht, maar zij worden in de richtsnoeren vergeleken met het Financieel Reglement 2018. Tot slot komen enkele bepalingen met betrekking tot het voorkomen van belangenconflicten tijdens aanbestedingsprocedures uit de EU-Aanbestedingsrichtlijn 2014/24 – met verwijzing naar soortgelijke bepalingen in richtlijn 2014/23 en 2014/25 - aan bod in de richtsnoeren.

In het Financieel Reglement 2018, die in augustus 2018 in werking trad, zijn de beschermingsmaatregelen voor de financiële belangen van de EU aangescherpt. Daarbij spelen de regels over belangenconflicten een belangrijke rol. Ten aanzien van het financieel beheer in de zin van het Financieel Reglement 2018 wordt onderscheid gemaakt tussen direct, indirect en gedeeld beheer in de wijze van uitvoering . In het Financieel Reglement 2018 zijn de regels inzake belangenconflicten over direct en indirect beheer uitgebreid tot lidstaat-autoriteiten (ongeacht interne governanceregelingen) en tot alle personen die EU-middelen onder gedeeld beheer uitvoeren.

Belangenconflicten bij dergelijke vormen van beheer kunnen zich volgens de richtsnoeren op elk moment voordoen. Het is van groot belang om deze belangenconflicten te vermijden of om hiermee effectief om te gaan wanneer ze zich voordoen. Dit is van cruciaal belang voor het waarborgen van de transparantie, de reputatie en de onpartijdigheid van de publieke sector en de geloofwaardigheid van de beginselen van de rechtsstaat als fundamentele waarde van de EU. Ook is het van essentieel belang voor het behoud van het vertrouwen van het publiek in de integriteit en de onpartijdigheid van overheidsinstanties en ambtenaren en in de besluitvormingsprocessen die het algemeen belang dienen.

Omgekeerd kunnen belangenconflicten, indien zij niet worden voorkomen of er naar behoren mee wordt omgegaan wanneer zij zich voordoen, negatieve gevolgen hebben voor het besluitvormingsproces in overheidsinstanties, leiden tot een onverantwoord gebruik van overheidsgeld en reputatieschade veroorzaken. Zij kunnen ook leiden tot een verlies van vertrouwen in het vermogen van de publieke sector om onpartijdig en in het algemeen belang van de samenleving te opereren.

Belangenconflicten moeten daarom volgens de richtsnoeren ook worden voorkomen en aangepakt, waarbij de bestuursbeginselen voor het EU-budget in acht worden genomen. Het hebben van gedetailleerd beleid en regelgeving over het vermijden van en het omgaan met belangenconflicten is volgens de richtsnoeren een essentieel onderdeel van behoorlijk bestuur.

Het doel van de richtsnoeren is:

1. Het bevorderen van een uniforme interpretatie en toepassing van de regels over het vermijden van belangenconflicten door financiële actoren en de staf van de EU-instellingen, die betrokken zijn bij de uitvoering van, het toezicht op en de controle van de EU-begroting onder direct/indirect/gedeeld beheer;
2. Het bewustzijn vergroten over de toepasselijke bepalingen in het Financieel Reglement 2018 en de EU-aanbestedingsrichtlijn met betrekking tot het vermijden van belangenconflicten onder de autoriteiten van de lidstaten, de bekleders van openbare ambten (inclusief de leden van de regering) en alle andere personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de EU-begroting onder gedeeld beheer (bijvoorbeeld het EFRO, het ESF en het Cohesiefonds) ;
3. Het bewustzijn  vergroten over de toepasselijke bepalingen in het Financieel Reglement 2018 met betrekking tot het vermijden van belangenconflicten onder externe partners - inclusief hun personeel en entiteiten met wie de externe partner een contractuele relatie heeft voor de uitvoering van de begroting - die betrokken zijn bij de uitvoering van de EU-begroting onder indirect beheer.

In het Financieel Reglement 2018 zijn de regels inzake overheidsopdrachten vastgelegd waaraan de EU-instellingen moeten voldoen. In hoofdstuk 4 van de richtsnoeren worden ook handvatten gegeven voor de omgang met belangenconflicten bij gunningsprocedures. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om belangenconflicten in de zin van het Financieel Reglement 2018. De richtsnoeren gaan ook in op specifieke situaties - waarbij deelnemers aan aanbestedingsprocedures betrokken zijn - die kunnen worden aangemerkt als “ernstige beroepsfout” en niet als belangenconflict in de zin van het Financieel Reglement 2018. Over de betrokkenheid bij het opstellen van documenten die bij de gunningsprocedure worden gebruikt bevatten de richtsnoeren aparte aanbevelingen. Tot slot gaan de richtsnoeren in op de situatie van conflicterende beroepsbelangen. Ondernemers die deelnemen aan aanbestedingsprocedures mogen namelijk geen belangenconflicten hebben die de uitvoering van de overeenkomst negatief kunnen beïnvloeden.

Hoofdstukken 1 tot en met 3 van de richtsnoeren zijn relevant voor alle beheersvormen, waar hoofdstukken 4 en 5 met name specifieke elementen behandelen die relevant zijn voor direct/indirect en gedeeld beheer. Hoofdstuk 6 bevat een niet uitputtende lijst van suggesties en aanbevelingen voor maatregelen die door EU-instellingen en lidstaatautoriteiten kunnen worden ingezet om belangenverstrengelingssituaties te voorkomen en te beheren.

Meer informatie

• Persbericht van de Europese Commissie
• ECER-dossier -  Begroting
• ECER-dossier – Aanbestedingen