Europese Rekenkamer brengt rapport uit over externe inhuur door de Commissie
Nieuwsbericht | 07-07-2022
Het gaat om het speciaal verslag 17/2022 “Externe consultants bij de Europese Commissie — Ruimte voor hervormingen” van de Europese Rekenkamer (ERK). De controle had betrekking op de diensten van externe consultants die tussen 2017 en 2019 uit de EU-begroting werden gefinancierd en door de Europese Commissie werden gecontracteerd. Deze diensten werden door de Commissie geregistreerd als consultancy, studie, evaluatie of onderzoek. Bij het onderzoek door de auditors van de ERK is ook in voorkomend geval recente relevante informatie over de inschakeling van externe consultants in aanmerking genomen. De controle had geen betrekking op IT-adviesdiensten.
De auditors van de Europese Rekenkamer (ERK) constateerden in het onderzoek dat het informatiesysteem van de Europese Commissie niet in staat is een volledig beeld te geven van de wijze waarop de Commissie externe consultants inschakelt. De Commissie heeft in toenemende mate een beroep gedaan op externe consultants voor het verlenen van allerlei advies- en ondersteunende diensten. Afgelopen tijd heeft de Commissie jaarlijks voor ongeveer 1 miljard euro contracten afgesloten voor een breed scala van dergelijke diensten, waaronder advieswerkzaamheden, studies, evaluaties en onderzoek. Externe leveranciers zijn voornamelijk betrokken bij de uitvoering van het nabuurschaps- en uitbreidingsbeleid van de EU, internationale partnerschappen, instrumenten van het buitenlands beleid, en milieu- en klimaatacties. De auditors hebben gecontroleerd of de Europese Commissie erin slaagde waar voor haar geld te krijgen en haar belangen te beschermen.
De auditors troffen tekortkomingen aan in het kader voor de inzet van externe consultants. Met name voor consultancy- en onderzoeksdiensten — goed voor bijna 80 procent van het bedrag waarvoor contracten zijn afgesloten — zijn er geen richtsnoeren voor de mate waarin taken kunnen worden uitbesteed, hoe de diensten van externe consultants moeten worden omschreven en welke vaardigheden en capaciteiten intern beschikbaar moeten blijven. Daarnaast verricht de Commissie voor bepaalde consultancydiensten die worden aanbesteed voor het uitvoeren van terugkerende taken, geen kosten-baten- en behoefteanalyses om na te gaan wat de relatieve voordelen zijn van het inschakelen van externe dienstverleners in plaats van intern personeel.
Hoewel de criteria voor het selecteren van winnende inschrijvingen passend waren, heeft de Commissie volgens het verslag belangrijke risico’s in verband met haar inzet van externe consultants niet voldoende gemonitord en beheerd. Deze risico's betreffen onder meer de concentratie van leveranciers en de te grote afhankelijkheid van een betrekkelijk klein aantal dienstverleners. Het komt vaak voor dat één enkele leverancier opeenvolgende opdrachten over meerdere jaren in de wacht sleept, ook al worden er regelmatig openbare aanbestedingsprocedures georganiseerd.
Dit risico van concentratie op een klein aantal externe consultants brengt het gevaar met zich mee dat sommige leveranciers met uitgebreide ervaring met het werken met de Commissie meer succes hebben bij het binnenhalen van contracten. In het verslag wordt vastgesteld dat sommige leveranciers een combinatie van advies-, uitvoerings- en evaluatiediensten hebben geleverd aan één directoraat-generaal van de Commissie. Dit zou hun een concurrentievoordeel kunnen opleveren omdat zij betrokken zijn bij het ontwerpen, uitvoeren en evalueren van hetzelfde EU-beleid. De Commissie beschikt wel over procedures om mogelijke belangenconflicten op te sporen maar dit garandeert niet dat het risico op belangenconflicten wordt aangepakt.
Bij het onderzoeken van individuele contracten erkennen de EU-auditors dat de Commissie, voordat zij tot betaling overgaat, controleert of consultants diensten van de vereiste kwaliteit leveren. Volgens het verslag heeft de Commissie de prestaties van externe consultants, afgezien van studies en evaluaties, echter niet consequent beoordeeld. Slechts enkele directoraten-generaal trekken lering uit opgedane ervaring of voeren achteraf kosten-batenanalyses uit. En wanneer dit wordt gedaan, is er volgens het verslag geen gecentraliseerde informatieverzameling waarmee het mogelijk is optimaal gebruik te maken van de resultaten van het werk van externe consultants. Hierdoor is de Commissie minder goed in staat om de gebieden vast te stellen die voor verbetering vatbaar zijn en het risico dat consultants die in het verleden slecht hebben gepresteerd opnieuw worden gecontracteerd wordt zo verhoogd.
Gezien de omvang van de inschakeling van externe consultants roepen de EU-auditors de Europese Commissie op om de manier waarop zij deze consultants inzetten te verbeteren. Zij roepen de Commissie ook op de transparantie te vergroten door regelmatig en nauwkeurig verslag uit te brengen over haar gebruik van de diensten van externe consultants.
Meer informatie: Persbericht Europese Rekenkamer ECER-dossier: aanbestedingen
